Persondatapolitik Kokkedal Slot Copenhagen

Kokkedal Slot Copenhagen udfører al håndtering af personoplysninger i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning, herunder EU’s persondataforordning vedrørende behandling og beskyttelse af personoplysninger, og arbejder løbende med at tilpasse relevante processer og systemer.

Ved personoplysninger forstås enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person.

Kokkedal Slot Copenhagen leverer som hotelvirksomhed en lang række serviceydelser. For hver enkelt serviceydelse gælder der særskilte vilkår og betingelser.

Når du, ved bestilling af én eller flere af disse serviceydelser, afgiver dine personoplysninger til Kokkedal Slot Copenhagen, giver du samtidig dit samtykke til, at dine personoplysninger kan behandles af Kokkedal Slot Copenhagen.

 

1. Dataansvarlig

Kokkedal Hospitality Group ApS, Kokkedal Allé 6, 2970 Hørsholm, Cvr. 41455837, tlf. 44228000.

2. Hvordan indsamler Kokkedal Slot Copenhagen personoplysninger?

Kokkedal Slot Copenhagen indsamler personoplysninger på følgende vis:

  • Når du vælger at købe og/eller anmode om en af Kokkedal Slot Copenhagen serviceydelser.
  • Fra personer der handler på dine vegne.
  • På B2B marked. For eksempel i en salgssituation, hvor der anmodes om tilbud på en af Kokkedal Slot Copenhagen serviceydelser og/eller anmodes om en samarbejdsaftale.
  • Via browsercookies og web-beacons.
  • I forbindelse med brug af Kokkedal Slot Copenhagen digitale ydelser.
  • Når du abonnerer på Kokkedal Slot Copenhagen nyhedsbreve.
  • TV-overvågningen er opsat som en tryghedsskabende foranstaltning for medarbejdere og gæster og finder sted ved hotellets indgange, i gangarealer, i receptionen samt ved vareindlevering.

I nogle tilfælde vil Kokkedal Slot Copenhagen modtage personoplysninger fra tredjepart eksempelvis i forbindelse med en gruppereservation og/eller en individuel overnatning foretaget af tredjepart – eksempelvis af en assistent eller lignende. I disse tilfælde er den ansvarlige for gruppen og/eller reservationen pålagt at informere de involverede gæster om Kokkedal Slot Copenhagen vilkår og betingelser samt nærværende persondatapolitik.

 

3. Hvilke informationer indsamler Kokkedal Slot Copenhagen?

Kokkedal Slot Copenhagen indsamler blandt andet følgende personoplysninger:

  • Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, fødselsdato samt andre almene personoplysninger.
  • Kreditkortoplysninger – eventuelt som garanti for din reservation.
  • Demografiske oplysninger.
  • Købshistorik
  • Feedback via vores kundeundersøgelser.
  • Feedback på sociale medier og andre digitale platforme.
  • Browserinformationer.

Du kan, efter eget ønske, vælge at give Kokkedal Slot Copenhagen personoplysninger udover de almene personoplysninger, som du vurderer, kan have betydning enten af sikkerhedsmæssige hensyn og/eller for at give Kokkedal Slot Copenhagen mulighed for skræddersy serviceydelsen specielt til dig.

Det kan f.eks. være oplysninger om:

  • Handicap
  • Allergi
  • Særlige fødevarepræferencer
  • Medicinsk tilstand

4. Online køb med kreditkort

Kokkedal Slot Copenhagen anvender Dansk Internet Betalings System (DIBS www.dibs.dk), i forbindelse med dine køb af varer og betaling med kreditkort. Såvel DIBS som Kokkedal Slot Copenhagen er godkendt og certificeret af Pengeinstitutternes Betalings System (www.pbs.dk).

Udover gennemførelsen af selve bestillingen, bliver de opgivne oplysninger kun anvendt, hvis du f.eks. henvender dig med spørgsmål, eller hvis der er fejl i bestillingen.

 

5. Hvad er formålet med indsamlingen?

Kokkedal Slot Copenhagen indsamler udelukkende personoplysninger, som er nødvendige for det formål, der beskrives i de særskilte vilkår og betingelser for den pågældende serviceydelser samt i nærværende persondatapolitik.

Det er den enkelte serviceydelse, der både afgør hvilke personoplysninger Kokkedal Slot Copenhagen indsamler samt formålet med indsamlingen.

Kokkedal Slot Copenhagen formål med indsamling af personoplysninger kan være ét eller flere af følgende:

  • Behandling af dine reservationer og køb af Kokkedal Slot Copenhagen’s serviceydelser.
  • Kontakt til dig før, under eller efter dit ophold.
  • Opfyldelse af din anmodning om serviceydelser.
  • Forbedring og udvikling af Kokkedal Slot Copenhagen’s serviceydelser.
  • Tilpasning af Kokkedal Slot Copenhagen’s kommunikation og markedsføring til dig.
  • Analyse af din brugeradfærd og re-marketing.
  • Tilpasning af samarbejdspartneres kommunikation og markedsføring til dig.
  • Administration af din relation til Kokkedal Slot Copenhagen.
  • Opfyldelse af lovkrav.

6. Det juridiske grundlag for behandlingen

Herunder redegøres for de juridiske grundlag, hvorpå Kokkedal Slot Copenhagen baserer behandlingen af dine personoplysninger.

Kokkedal Slot Copenhagen kan behandle dine personoplysninger såfremt du har givet aktivt samtykke til dette.

Kokkedal Slot Copenhagen kan endvidere behandle dine personoplysninger fordi det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt, som du er part i. Det kan for eksempel være i forbindelse med hotelophold, mødeafvikling og/eller samarbejdsaftaler.

Ligeledes kan Kokkedal Slot Copenhagen behandle dine personoplysninger for at kunne gennemføre visse handlinger og/eller forberedelser på din anmodning forud for indgåelse af en kontrakt.

Behandlingen af personoplysninger kan også finde sted for at Kokkedal Slot Copenhagen kan forfølge en legitim interesse, medmindre din interesse går forud for dette.

Af legitime interesser, som Kokkedal Slot Copenhagen forfølger kan blandt andet nævnes statistik, kundeundersøgelser, interessebaseret markedsføring og analyse af generel brugeradfærd med blandt andet det formål at forbedre dine fordele, din oplevelse samt kvaliteten af Kokkedal Slot Copenhagen’s serviceydelser.

Behandling af dine personoplysninger kan endeligt være pålagt Kokkedal Slot Copenhagen ved lov. Det er f.eks. tilfældet i forbindelse med gæsteregistrering ved check-in, hvor det i lovgivningen fremgår hvilke personoplysninger Kokkedal Slot Copenhagen er pålagt at registrere.

7. Dine rettigheder

I henhold til persondataforordningen, har du en række rettigheder.

  • Du har ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger Kokkedal Slot Copenhagen behandler om dig.
  • Du har ret til at få berigtiget og ajourført ukorrekte, ufuldstændige eller irrelevante personoplysninger Kokkedal Slot Copenhagen har registreret om dig.
  • Du har ret til at få overflyttet dine registrerede personoplysninger til tredjemand.
  • Du har under visse betingelser ret til at få begrænset den behandling af dine personoplysninger, som Kokkedal Slot Copenhagen foretager
  • Du har ret til at få slettet de personoplysninger Kokkedal Slot Copenhagen har registreret om dig. Ønsker du at få slettet dine personoplysninger, sletter Kokkedal Slot Copenhagen alle oplysninger, som Kokkedal Slot Copenhagen ikke efter lovgivning er pålagt at skulle gemme.
  • Er behandlingen af personoplysninger baseret på et samtykke fra dig, har du ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at behandling herefter ophører, medmindre Kokkedal Slot Copenhagen efter lovgivning er pålagt at skulle behandle personoplysningerne baseret på et andet retsgrundlag. Dette påvirker dog ikke lovligheden af den hidtidige behandling, der er baseret på samtykke inden tilbagetrækningen heraf.

Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder.

Du kan ved skriftlig anmodning til Kokkedal Slot Copenhagen enten modtage en udskrift af dine personoplysninger, få ajourført dine personoplysninger, gøre indsigelser eller anmode om at få slettet dine personoplysninger.

Anmodningen skal underskrives af dig og indeholde dit navn, adresse, telefonnummer, e- mailadresse.

Du kan også kontakte Kokkedal Slot Copenhagen, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.

Anmodningen fremsendes til:

Kokkedal Slot Copenhagen

hostess@kokkedal-slot.dk
Kokkedal Alle´ 6
2970 Kokkedal

Kokkedal Slot Copenhagen vil behandle din anmodning inden 30 dage efter modtagelsen.

Ved anmodninger om rettelser og/eller sletning af dine personoplysninger, undersøger Kokkedal Slot Copenhagen, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

8. Hvis du ansøger om en stilling hos Kokkedal Slot Copenhagen

Når du søger en stilling hos Kokkedal Slot Copenhagen behandles de oplysninger, som du har givet Kokkedal Slot Copenhagen i forbindelse med din ansøgning.

Det vil typisk dreje sig om almene personoplysninger såsom navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse, oplysninger om uddannelsesmæssig baggrund samt oplysninger om nuværende og tidligere beskæftigelse.

Kokkedal Slot Copenhagen bruger oplysningerne til at vurdere, om Kokkedal Slot Copenhagen ønsker at tilbyde dig ansættelse, samt til at kommunikere med dig i forbindelse med rekrutteringsprocessen.

Det er alene relevante ledere, IT-administratorer og den øverste ledelse der med personlige passwords har adgang til dine oplysningerne.

I forbindelse med udvælgelsesprocessen tager vi forbehold for at screene internettet, herunder fx LinkedIn, Facebook og lignende sociale medier. Endvidere tager vi forbehold for at kontakte de referencer, som du har opgivet. I den forbindelse vil virksomheden behandle relevante almindelige personoplysninger og eventuelle følsomme oplysninger, hvis de er gjort tilgængelige.

Hvis du bliver ansat i Kokkedal Slot Copenhagen, gemmes dine oplysninger i overensstemmelse med Kokkedal Slot Copenhagen persondatapolitik for medarbejdere der står noteret i personalehåndbogen.

Ansøgninger fra kandidater, der ikke ansættes, opbevares op til 6 måneder efter afslaget er givet.

Kokkedal Slot Copenhagen kan i visse tilfælde videregive dine personoplysninger, hvis det er påkrævet ifølge loven, en domstolsafgørelse eller gældende lovgivning.

Hvis du ønsker adgang til de oplysninger, som Kokkedal Slot Copenhagen behandler om dig, enten i forbindelse med opdatering af dine oplysninger, eller fordi du ønsker at Kokkedal Slot Copenhagen sletter dine oplysninger, kan du rette henvendelse til hostess@kokkedal-slot.dk.
Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod, at oplysninger om dig gøres til genstand for yderligere behandling.

9. Opbevaringssikkerhed og deling af dine personoplysninger

Kokkedal Slot Copenhagen beskytter dine personoplysninger og har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine personoplysninger mod uautoriseret offentliggørelse og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Kokkedal Slot Copenhagen har fastlagte procedurer for tildeling af adgangsrettigheder til de af vores medarbejdere, der behandler følsomme persondata og data, der afdækker oplysninger om personlige interesser og vaner.

Kokkedal Slot Copenhagen kan i visse tilfælde også være forpligtet til at videregive personoplysninger i henhold til lovgivning eller efter afgørelse fra en offentlig myndighed.

Kokkedal Slot Copenhagen sletter dine personoplysninger, når Kokkedal Slot Copenhagen efter lovgivning ikke længere er pålagt at skulle gemme oplysningerne, eller når der ikke længere er et formål med behandlingen.

10. Cookies

Kokkedal Slot Copenhagen anvender cookies til Kokkedal Slot Copenhagen digitale ydelser. Yderligere oplysning om vores
cookiepolitik finder du her: http://kokkedalslotcopenhagen.dk/da/cookie/


11. Kontakt

Hvis du har spørgsmål, kommentarer eller klager til Kokkedal Slot Copenhagen behandling af personoplysninger kan du henvende dig skriftligt til:

Kokkedal Slot Copenhagen

hostess@kokkedal-slot.dk

Kokkedal AllÉ 6
2970 Kokkedal

Tlf.:    +45 33 63 09 00

 

Medfører dette ikke en afklaring, kan en eventuel klage over Kokkedal Slot Copenhagen’ behandling af dine personoplysninger herefter rettes til

Datatilsynet

Borgergade 28,5

1300 København K

dt@datatilsynet.dk

www.datatilsynet.dk

Eventuelle ændringer af persondatapolitikken meddeles ved offentliggørelse af nye vilkår og betingelser på Kokkedal Slot Copenhagens hjemmeside.

Seneste revision af politikken er juli 2020